写真展を開催した(12)

13. 展示物の準備を行う。
ここまで来るとPJもいよいよ佳境です。
展示物の準備にもやはり二つのカテゴリがあり、一つは個人ブースに関するもの、もう一つは共用物の準備があります。

個人ブースの準備は各自のペースがあるので、ほとんどはお任せになります。
展示する写真以外にも同時設置する名刺とポートフォリオや、販売を行う人はハガキやZINEなどを用意することが多いですね。
もちろん、ハガキなどはお土産として配るパターンもあります。

おおよそ展示の1週間程度前にはそれらの準備を終えていることが多いと思います。
展示が始まる直近の土日で作業を行うこともありますので、このあたりで最後の進捗確認を行い、まだの人にはハッパをかけます。


共用物の準備は主に展示係と広報宣材係が関係してきますので、その辺りも確認していきます。

展示係にはメッセージボックス関連の物品の調達があります。
メッセージカードやペン置き、簡単な箱などを調達します。ハンズなどで調達する感じになるかな。
メッセージボックスではなくノートでも良いですね。

個人のステートメントを掲載する場合は、フォーマットを合わせるためにも展示係に作業を行ってもらっています。
MS Wordなどで良いと思うので、フォーマットに合わせて参加者が作成した文章を編集し、プリントを行いスチレンボードに貼り付け、決まったサイズに切り出していきます。
そのステートメントを壁に貼り付けるためにひっつき虫なども調達してもらいます。

広報宣材係にはポスターの手配状況を確認します。
DMの作成後にポスター作成となることが多く、既に到着しているはずですが一応確認しておきます。


後はそれぞれ荷造りをして、搬入に備えます。
もし荷物が多くなったり遠方から持ち運ぶのが大変ということであれば、会場に確認し宅配便を使うことを考えます。
ただし、宅配便を使う場合は到着日時を会場から指定されることが多いので、あらかじめ確認すると共に、準備も少し早めて行うなど余裕を持って対応する必要があります。
スーツケース一つ程度に収まる場合は自力で電車などを使用して搬入することも可能ですが、それ以上の荷物になる場合は宅配便を使用した方が良いと思います。
朝のラッシュ時に大きな荷物を持って都心の電車などに乗ることはなかなか大変です。

仕事などで搬入を行えない参加者がいることもあるでしょう。
そういう場合には、あらかじめ他の人に作品やレイアウトを送っておき、設営を委託することもあると思います。
レイアウト図はしっかり作っても良いですが、往々にして現実と乖離することがあるので、ある程度はお任せとした方が良いかなとも思います。
また、時間に余裕を持って対応しておくと良いのではないかと思います。


最後に何時にどこに集合するかを決めて、このタスクも終わりです。



"14. 設営・在廊・撤収"に続きます。