写真展を開催した(10)

11. 中間MTGを行う
DMが出来上がる頃が良いと思いますが、オフラインの中間MTGを行います。
展示物の一貫性確認、展示に向けてのQ&A、配布物、今後の流れなどの対応のためです。
スケジュールの設定や会場の確保はキックオフMTGと同じ要領です。


冒頭で、これまで使用した金額の収支を会計係から報告してもらいます。
予備費を除いた予算内に収まっている事がほとんどですが、残額の確認など行います。
今後の使用予定も含めてどの程度の着地になるか、あらかじめ予測が立てられれば最高でしょう。　


展示のテーマが決まった段階で参加者はそれぞれの撮影に入りますが、撮り下ろしにするのか、撮りためた写真から再構成して展示するのかは分かれます。
ただ、いずれにしても作品の出来上がりや進捗などを確認しておきます。
中間打ち合わせは毎回行っていますが、参加できない方もいらっしゃるので、そのようなときは事前に資料を提出してもらいます。

展示予定品を印刷し持ち寄ります。
この段階ではハガキサイズやL版サイズ等に印刷して、迷っているものも含めて持ち寄る形にしています。
テーマをどのように解釈し、どのような写真を展示するのかを各自説明します。

ブースの割当ても終わっていますので、どのようなレイアウトで展示するのかも説明が出来るはずです。
展示の際にサイズはどうするかなどもここで伝えるようにします。
迷っているのであれば、それも伝えアドバイスをもらうことなども出来ます。
　
ダメ出しされるのも良い訓練ですね(と思っています･･･)。
いろいろな意見をもらうことも大事だと思いますし、いろいろな意見を言うことも大事かなと思っています。
参加できなかった方にもしっかりとフィードバックを行います。　


Q&Aはもう何でもありですね。特に初めての展示を行うときなどは多数出てきました。
　・スチレンボードや木製パネルなどどうやって作るの?
　・ひっつき虫って何?
　・裏打ちって何、必要?
　・名刺などの同時展示物って作る?
　・DMをギャラリーに配るって、そのまま凸すればいいの?
　・釘打ち可は本当にそのまま釘を打つの?
　・マットってそもそもどうする?
　・設営に必要な道具は?
などなど。
幸い個展を行っていた強者がいらっしゃったので、たくさん勉強させてもらいました。


搬入や搬出について、分かっているのであればこの場で伝えても良いでしょう。
物販を行う場合は会場に支払う手数料や販売ルールなどもこのタイミングで確認出来ると良いかもしれません。


最も重要な配布物はDMです。このタイミングで配布すると良いと思います。
このとき、ギャラリーに配る担当なども決めておきます。
一足早くDMが欲しい人には先に郵送などを行い、このときに追加があれば渡すなどということもありますね。
また、MTGに参加できない方には郵送で配布します。


必要な購入物がある場合はこの段階で整理しておくと良いですね。
たとえばメッセージカード関連だったり、ステートメント用のパネルなどがあります。


各係への宿題もありますし、各個人への宿題なども整理しておきます。
展示係へは参加者ステートメント用パネルの作成、広報宣材係に対してはWebへの資料掲載、広報宣伝係に対しては情報をオンラインでアナウンスする日付の確定とその後のアナウンス方針、等となりますね。
個人としてはステートメント文章の作成と送付、Web掲載資料の送付などとなります。　

　
この段階では展示の内容や形をすりあわせ、具体的な展示をイメージできる状態にして終了します。



"12. アナウンスを行う"に続きます。