写真展を開催した(12)

13. 展示物の準備を行う。
ここまで来るとPJもいよいよ佳境です。
展示物の準備にもやはり二つのカテゴリがあり、一つは個人ブースに関するもの、もう一つは共用物の準備があります。

個人ブースの準備は各自のペースがあるので、ほとんどはお任せになります。
展示する写真以外にも同時設置する名刺とポートフォリオや、販売を行う人はハガキやZINEなどを用意することが多いですね。
もちろん、ハガキなどはお土産として配るパターンもあります。

おおよそ展示の1週間程度前にはそれらの準備を終えていることが多いと思います。
展示が始まる直近の土日で作業を行うこともありますので、このあたりで最後の進捗確認を行い、まだの人にはハッパをかけます。


共用物の準備は主に展示係と広報宣材係が関係してきますので、その辺りも確認していきます。

展示係にはメッセージボックス関連の物品の調達があります。
メッセージカードやペン置き、簡単な箱などを調達します。ハンズなどで調達する感じになるかな。
メッセージボックスではなくノートでも良いですね。

個人のステートメントを掲載する場合は、フォーマットを合わせるためにも展示係に作業を行ってもらっています。
MS Wordなどで良いと思うので、フォーマットに合わせて参加者が作成した文章を編集し、プリントを行いスチレンボードに貼り付け、決まったサイズに切り出していきます。
そのステートメントを壁に貼り付けるためにひっつき虫なども調達してもらいます。

広報宣材係にはポスターの手配状況を確認します。
DMの作成後にポスター作成となることが多く、既に到着しているはずですが一応確認しておきます。


後はそれぞれ荷造りをして、搬入に備えます。
もし荷物が多くなったり遠方から持ち運ぶのが大変ということであれば、会場に確認し宅配便を使うことを考えます。
ただし、宅配便を使う場合は到着日時を会場から指定されることが多いので、あらかじめ確認すると共に、準備も少し早めて行うなど余裕を持って対応する必要があります。
スーツケース一つ程度に収まる場合は自力で電車などを使用して搬入することも可能ですが、それ以上の荷物になる場合は宅配便を使用した方が良いと思います。
朝のラッシュ時に大きな荷物を持って都心の電車などに乗ることはなかなか大変です。

仕事などで搬入を行えない参加者がいることもあるでしょう。
そういう場合には、あらかじめ他の人に作品やレイアウトを送っておき、設営を委託することもあると思います。
レイアウト図はしっかり作っても良いですが、往々にして現実と乖離することがあるので、ある程度はお任せとした方が良いかなとも思います。
また、時間に余裕を持って対応しておくと良いのではないかと思います。


最後に何時にどこに集合するかを決めて、このタスクも終わりです。



"14. 設営・在廊・撤収"に続きます。

写真展を開催した(11)

12. アナウンスを行う
ここは"広報集客係"にコントロールをお願いします。
ここからは外から目に見える形での活動になります。秘密が秘密でなくなる時期といえるかもしれません。
　

アナウンスはおおよそ2タイプに分かれるかと思います。
つまり、オフラインでのDM配架依頼と、オンラインでのアナウンスです。
オフラインのDM配架は、会場への配架と他のギャラリー等への配架の2つに分かれます。
　
広報宣材係はDMを配る施設のリストを作成し、どの程度配るか、誰が配るかをリストにします。
1日で配れる場合もあるでしょうし、少し時間をかけて配ることになるかもしれません。
DMが届いてからのスケジュールも大まかには決めておきます。
そうして中間MTGで同意をとったり調整したりしてDMの配架活動に入ります。


担当が決まったら、最初に写真展を行う会場にDMの配架を行います。
会場によっては部数と期限が決まっている場合がありますので、まずはそれを確認して会場に配架をお願いします。
続いてその他のギャラリーに、展示開始のおおよそ2ヶ月前を目安として配架を行っていきます。
基本的にギャラリーは配架に前向きなところが多いので、モジモジしていないでいろいろなギャラリーを回って配架のお願いします。

会場の近くのギャラリーやカメラ関連の販売店に配架をお願いすることもありますが、離れた場所にお願いをすることもあります。
実績でいうと、都心の原宿で行っている展示であっても、西は小平市、東は押上、南は横浜などなど、本当にいろいろなところに配架をお願いしています。
一人で配るのではなくて参加者全員で配りますので、参加者の住所も行動範囲もバラバラなことが武器になります。　
DMを置いて頂いたところの中には"DMをもらいました"と、Twitter等でアナウンスして下さるところもあったりで本当にありがたいことです。

カメラメーカーのサービスステーションにもDMコーナーがあったりしますので、凸して配架をお願いします。
新宿のリコーイメージングスクエアやオリンパスプラザには実際においてもらいましたし、多分ニコンサロンやキャノンギャラリーなども置いてくれるのではないでしょうか。
この辺りは実地で聞いてもらうしかないのですが、何もしないのはダメです。

DMが足りなくなった場合は参加者間で融通しますが、DMの送付にもコストがかかるため意識しておきます。
DMの融通は部数が少ない場合(50～100部位)はスマートレターで、150部以上の場合はレターパックライトでやりとりすることが多いですね。
DMの増刷はコスト的に最後の手段です。なるべく1回の印刷で済むように広報集客係がコントロールします。


個人にDMを渡す場合は1ヶ月から2週間ぐらい前が良いように感じています。
ただ、なかなか会えない人に渡すときはこれより前になることもあるかと思います。

DMを知り合いに渡す場合には注意点もあって、それはSNSバレが発生しやすいということです。
家族や親戚、大学の友人や会社の同僚などいろいろな人に配ることになると思います。
Webサイトを作っている場合やFacebookのイベントページを作成している場合、その情報がDMに載ることが多く、そしてそこには自分のSNSサイトへのリンクも含まれていると思います。
なので、配る範囲は慎重に考える必要があります。でも、配らなければ認知されないので、ある意味、覚悟を決めて配ります。
　

オンライン(SNS)でのアナウンスはいつから開始するのかを決め、広報集客係から第一報のアナウンスをしてもらいます。
その後は参加者各自が行います。
こちらもおおよそ開催日の1ヶ月程度前となると思います。

大事なのは継続的にアナウンスを行うようにすることだと思います。
ただ、アナウンスしっぱなしというのもダメなので、どの程度の間隔で、誰がなどを決めておくと良いと思います。
FacebookやTwitterなどではシェアやリツイートなども織り交ぜていきます。
もちろん、各自が持つblogやWebサイトなどを使うこともありますね。

また、会場側でもSNSでアナウンスをして頂けるのであればそちら経由でもお願いします。
その他、こくちーず(告知's)などのイベント宣伝サイトを使う方法もあると思います。
個展ではCAPAの全国写真展情報に掲載してもらう方法などもあります。


広報宣材係が広報用のWebサイトを作成している場合は、こういう時にリンクを張れば簡単にアナウンスができるのでとても重宝されます。
もっとも、こういうサイトを作る作業は大変なのですが･･･　
広報活動は当日まで続くので同じような内容になりがちですが、制作物の途中経過などを小出しにしていくこともありますね。

当日までアナウンスを行いつつ、このタスクは進みます。



"13. 展示物の準備を行う"に続きます。