写真展を開催した(14) [写真展]
15. 後処理を行う
展示は終了しましたがいくつかの後処理を行います。
まずは、ありがとうございましたの連絡があります。
Webサイトや各種SNSで会期が無事に終わったことを伝えます。
個別にアドレスを知っている方にはサンクスメールを送っても良いでしょう。
Webサイトを作成している場合は、このタイミングで閉じても良いでしょう。
もし維持のためにいくらか必要な場合はあらかじめ期間を決めて維持費を充て、その期間で必ず閉じるようにします。
続いて精算に入ります。
ここは"会計係"に動いてもらいます。
集めた会費を使用するときや立替払いを行ったときは、必ずレシートや領収書などを発行してもらいます。
たとえば、会場の代金を支払ったとき、MTGを行うときの場所代、共用物を購入したときなどです。
その都度、会計係を中心に全体で共有を行い使用した適用と金額を集計しておきます。
また、個人が立替を行っている状況で、途中でその立替分を相殺する場合もその旨を残しておきます。
個人が使用する目的で物品を購入したときは共用費からは支出を行いません。
例えば設営の際に使用するハンマーやコンベックス、釘、レーザー墨出し器などについてもその後は個人所有物となることから教養費からの支出は行いません。
ひっつき虫などもメンバーがそれぞれ使用する分については個人持ちを基本とします。
常に領収書が上がってくるようにして、途中においても幾ら使用したかは見られるようにしておきます。
展示が終わったら領収書を締め切り、総額と一人当たりの使用額を算出します。
このとき、会場代に参加者間で差をつけているときにはそれを考慮した一人上がりの使用額を算出します。
会計係が算出した残金と払戻金の確認を参加者全員で行います。
その後、払戻金を参加者に振り込みますが、このとき手数料は参加者負担とします。
ただし、ネットバンクであれば何回か振込手数料の無料枠があるはずですので、それを活用しましょう。
最後に"記録係"から各種写真や動画を共有してもらいます。
基本的に記録係には、MTGや設営や在廊風景などを撮りまくってもらっています。
その写真等を共有してもらいます。
もちろん、各自が撮っている写真もあるでしょうからそれを共有しても良いですね。
これらが終われば本当に終わりです。
ありがとうございましたで、PJは完全に終了となります。
終わりに
長い文章が続き、大変なようにも思えます。
でも、2回の展示会はそれぞれ参加者の方の高いモチベーションに支えられて、実際にはそんなに苦労していません。
一人では出来ないことですが、仲間がいると出来ることもあります。
自分の役割は"全体進行係"ですが、良い仲間に支えられて上手くいっていますね。
おわり。
展示は終了しましたがいくつかの後処理を行います。
まずは、ありがとうございましたの連絡があります。
Webサイトや各種SNSで会期が無事に終わったことを伝えます。
個別にアドレスを知っている方にはサンクスメールを送っても良いでしょう。
Webサイトを作成している場合は、このタイミングで閉じても良いでしょう。
もし維持のためにいくらか必要な場合はあらかじめ期間を決めて維持費を充て、その期間で必ず閉じるようにします。
続いて精算に入ります。
ここは"会計係"に動いてもらいます。
集めた会費を使用するときや立替払いを行ったときは、必ずレシートや領収書などを発行してもらいます。
たとえば、会場の代金を支払ったとき、MTGを行うときの場所代、共用物を購入したときなどです。
その都度、会計係を中心に全体で共有を行い使用した適用と金額を集計しておきます。
また、個人が立替を行っている状況で、途中でその立替分を相殺する場合もその旨を残しておきます。
個人が使用する目的で物品を購入したときは共用費からは支出を行いません。
例えば設営の際に使用するハンマーやコンベックス、釘、レーザー墨出し器などについてもその後は個人所有物となることから教養費からの支出は行いません。
ひっつき虫などもメンバーがそれぞれ使用する分については個人持ちを基本とします。
常に領収書が上がってくるようにして、途中においても幾ら使用したかは見られるようにしておきます。
展示が終わったら領収書を締め切り、総額と一人当たりの使用額を算出します。
このとき、会場代に参加者間で差をつけているときにはそれを考慮した一人上がりの使用額を算出します。
会計係が算出した残金と払戻金の確認を参加者全員で行います。
その後、払戻金を参加者に振り込みますが、このとき手数料は参加者負担とします。
ただし、ネットバンクであれば何回か振込手数料の無料枠があるはずですので、それを活用しましょう。
最後に"記録係"から各種写真や動画を共有してもらいます。
基本的に記録係には、MTGや設営や在廊風景などを撮りまくってもらっています。
その写真等を共有してもらいます。
もちろん、各自が撮っている写真もあるでしょうからそれを共有しても良いですね。
これらが終われば本当に終わりです。
ありがとうございましたで、PJは完全に終了となります。
終わりに
長い文章が続き、大変なようにも思えます。
でも、2回の展示会はそれぞれ参加者の方の高いモチベーションに支えられて、実際にはそんなに苦労していません。
一人では出来ないことですが、仲間がいると出来ることもあります。
自分の役割は"全体進行係"ですが、良い仲間に支えられて上手くいっていますね。
おわり。
写真展を開催した(13) [写真展]
14. 設営・在廊・撤収
設定した日時に集合したら、会場のスタッフに声をかけると良いと思います。
会場の使用方法などについて簡単なレクチャーを受けることになるかと思います。
たとえば釘打ち不可の場所についてや、会場に頼んで置いた什器類の個数確認や使い方などについてなどがあります。
会場によっては設営と撤収作業を指定の業者が行う場合があります。
その場合は、展示物のレイアウト確認などが行われると思います。
もし会場を自分たちで開け閉めしなければいけない場合は、ローテーション表はしっかりと作っておきます。
鍵の管理も重要です。
開場の時間を自分たちでコントロールできますが、一つハードルが上がるように思います。
私たちはいつも自分たちで設営しているので個別の作業に入ります。
釘を打ち付けたりピクチャーレールにワイヤー取り付けたり、ひっつき虫を使ってパネルを貼り付けたりします。
このあたりは各自のやり方とペースがあるのでほとんどは一人で黙々と作業をしていきます。
道具や釘、ひっつき虫、マスキングテープなどは足りなくなったりするので多めに持っていきます。
でも、やはり足りなくなったりで参加者間で融通し合ったりしていますね。
水平出しには注意しています。
レーザー墨出し器なども数千円で買えるものがあります。あると大活躍します。
展示する写真と個別のステートメントの掲示が終わったら、机などに同時展示物を並べていきます。
名刺やポートフォリオは鉄板です。
ハガキやZINEなども含めて、スタンドを調達すると小さい床面積でいろいろと並べることが出来ます。
個人の設営が終わったら、メッセージカードやポスターの設置を行っていきます。
釘打ちでフレームを取り付ける場合は比較的短い時間で終わりますが、パネルをひっつき虫で設置していく作業は時間がかかりますね。
設営に2時間は最低でも見ておいた方が良いと思いまし、一人で全部やるとなったらもっと時間がかかります。
写真展が始まったら、在廊がメインになります。
ただ、在廊は難しいですね。
時間帯によってはお客さんよりも我々の方が多くなってしまったり。
足を運んで頂いた方には挨拶をしますが、べったりくっつくというスタイルにはしていません。
まずはいろいろと見て頂いて、足を長く止めているようであれば声をかけてみたりします。
このタイミングが難しい。。。
また、仲間内で盛り上がらないようにもしないといけませんね。
完全に外野にされてしまうと、やっぱり居づらいですし。
人が多くなり在廊者も多くなってくると、意図的に会場の外に出て人口密度を下げるようにもしています。
在廊については、事前にある程度は人数調整をおあらかじめ行っておきます。
それでも知り合いが来ることなどもあり、完全に調整をした結果の在廊とはならないですね。
それは仕方ないとも思います。
ただ、在廊は積極的にするべきとも思います。
展示をしていると、撮影場所やどうやって撮影したのか、撮影スタイルなどについていろいろと聞かれることがあります。
これらはその撮影者にしか分からないことだらけです。
また、こういうコミュニケーションが、新たな気づきや次につながる種になったりもします。
人口密度を上げすぎない、かといってお客を無視するようなことはしない。
このバランスをとりながら在廊します。
もちろん暇なときもありますよ。平日の午前中などはその傾向が高いですね。
そういうときもあるという事で、焦ったりしないようにはなりました。
物販があるときは、そちらについても対応していきます。
おつりの硬貨は切れないようにしたいですね。
会期の終了に近づいたら撤収の準備を始めます。
ただ、撤収は作品を外したり机の上を整理したりすることが主ですので、そんなに時間はかかりません。
全員で行うと30分もあればおおかたは片付きます。
ゴミは全部持ち帰ります。
実は知り合いなどからお菓子の差し入れをもらうことがよくありますが、そのゴミも全部持ち帰ります。
ゴミ袋などもあらかじめ用意しておくと良いかもしれませんね。
会場から借りた机やピクチャーレールなどの什器がそろっていることを確認します。
また、釘打ちを行った場合は会場指定のパテで修復を行う事があります。
原状復帰が出来たことを確認して、会場のスタッフに確認をしてもらいます。
後は軽く参加者で締めて終わりです。
一言ずつ参加者から言葉をもらいます。
それで終わり。
がらんとした会場を後にします。
あっけないものです。
"15. 後処理を行う"に続きます。
設定した日時に集合したら、会場のスタッフに声をかけると良いと思います。
会場の使用方法などについて簡単なレクチャーを受けることになるかと思います。
たとえば釘打ち不可の場所についてや、会場に頼んで置いた什器類の個数確認や使い方などについてなどがあります。
会場によっては設営と撤収作業を指定の業者が行う場合があります。
その場合は、展示物のレイアウト確認などが行われると思います。
もし会場を自分たちで開け閉めしなければいけない場合は、ローテーション表はしっかりと作っておきます。
鍵の管理も重要です。
開場の時間を自分たちでコントロールできますが、一つハードルが上がるように思います。
私たちはいつも自分たちで設営しているので個別の作業に入ります。
釘を打ち付けたりピクチャーレールにワイヤー取り付けたり、ひっつき虫を使ってパネルを貼り付けたりします。
このあたりは各自のやり方とペースがあるのでほとんどは一人で黙々と作業をしていきます。
道具や釘、ひっつき虫、マスキングテープなどは足りなくなったりするので多めに持っていきます。
でも、やはり足りなくなったりで参加者間で融通し合ったりしていますね。
水平出しには注意しています。
レーザー墨出し器なども数千円で買えるものがあります。あると大活躍します。
展示する写真と個別のステートメントの掲示が終わったら、机などに同時展示物を並べていきます。
名刺やポートフォリオは鉄板です。
ハガキやZINEなども含めて、スタンドを調達すると小さい床面積でいろいろと並べることが出来ます。
個人の設営が終わったら、メッセージカードやポスターの設置を行っていきます。
釘打ちでフレームを取り付ける場合は比較的短い時間で終わりますが、パネルをひっつき虫で設置していく作業は時間がかかりますね。
設営に2時間は最低でも見ておいた方が良いと思いまし、一人で全部やるとなったらもっと時間がかかります。
写真展が始まったら、在廊がメインになります。
ただ、在廊は難しいですね。
時間帯によってはお客さんよりも我々の方が多くなってしまったり。
足を運んで頂いた方には挨拶をしますが、べったりくっつくというスタイルにはしていません。
まずはいろいろと見て頂いて、足を長く止めているようであれば声をかけてみたりします。
このタイミングが難しい。。。
また、仲間内で盛り上がらないようにもしないといけませんね。
完全に外野にされてしまうと、やっぱり居づらいですし。
人が多くなり在廊者も多くなってくると、意図的に会場の外に出て人口密度を下げるようにもしています。
在廊については、事前にある程度は人数調整をおあらかじめ行っておきます。
それでも知り合いが来ることなどもあり、完全に調整をした結果の在廊とはならないですね。
それは仕方ないとも思います。
ただ、在廊は積極的にするべきとも思います。
展示をしていると、撮影場所やどうやって撮影したのか、撮影スタイルなどについていろいろと聞かれることがあります。
これらはその撮影者にしか分からないことだらけです。
また、こういうコミュニケーションが、新たな気づきや次につながる種になったりもします。
人口密度を上げすぎない、かといってお客を無視するようなことはしない。
このバランスをとりながら在廊します。
もちろん暇なときもありますよ。平日の午前中などはその傾向が高いですね。
そういうときもあるという事で、焦ったりしないようにはなりました。
物販があるときは、そちらについても対応していきます。
おつりの硬貨は切れないようにしたいですね。
会期の終了に近づいたら撤収の準備を始めます。
ただ、撤収は作品を外したり机の上を整理したりすることが主ですので、そんなに時間はかかりません。
全員で行うと30分もあればおおかたは片付きます。
ゴミは全部持ち帰ります。
実は知り合いなどからお菓子の差し入れをもらうことがよくありますが、そのゴミも全部持ち帰ります。
ゴミ袋などもあらかじめ用意しておくと良いかもしれませんね。
会場から借りた机やピクチャーレールなどの什器がそろっていることを確認します。
また、釘打ちを行った場合は会場指定のパテで修復を行う事があります。
原状復帰が出来たことを確認して、会場のスタッフに確認をしてもらいます。
後は軽く参加者で締めて終わりです。
一言ずつ参加者から言葉をもらいます。
それで終わり。
がらんとした会場を後にします。
あっけないものです。
"15. 後処理を行う"に続きます。
写真展を開催した(12) [写真展]
13. 展示物の準備を行う。
ここまで来るとPJもいよいよ佳境です。
展示物の準備にもやはり二つのカテゴリがあり、一つは個人ブースに関するもの、もう一つは共用物の準備があります。
個人ブースの準備は各自のペースがあるので、ほとんどはお任せになります。
展示する写真以外にも同時設置する名刺とポートフォリオや、販売を行う人はハガキやZINEなどを用意することが多いですね。
もちろん、ハガキなどはお土産として配るパターンもあります。
おおよそ展示の1週間程度前にはそれらの準備を終えていることが多いと思います。
展示が始まる直近の土日で作業を行うこともありますので、このあたりで最後の進捗確認を行い、まだの人にはハッパをかけます。
共用物の準備は主に展示係と広報宣材係が関係してきますので、その辺りも確認していきます。
展示係にはメッセージボックス関連の物品の調達があります。
メッセージカードやペン置き、簡単な箱などを調達します。ハンズなどで調達する感じになるかな。
メッセージボックスではなくノートでも良いですね。
個人のステートメントを掲載する場合は、フォーマットを合わせるためにも展示係に作業を行ってもらっています。
MS Wordなどで良いと思うので、フォーマットに合わせて参加者が作成した文章を編集し、プリントを行いスチレンボードに貼り付け、決まったサイズに切り出していきます。
そのステートメントを壁に貼り付けるためにひっつき虫なども調達してもらいます。
広報宣材係にはポスターの手配状況を確認します。
DMの作成後にポスター作成となることが多く、既に到着しているはずですが一応確認しておきます。
後はそれぞれ荷造りをして、搬入に備えます。
もし荷物が多くなったり遠方から持ち運ぶのが大変ということであれば、会場に確認し宅配便を使うことを考えます。
ただし、宅配便を使う場合は到着日時を会場から指定されることが多いので、あらかじめ確認すると共に、準備も少し早めて行うなど余裕を持って対応する必要があります。
スーツケース一つ程度に収まる場合は自力で電車などを使用して搬入することも可能ですが、それ以上の荷物になる場合は宅配便を使用した方が良いと思います。
朝のラッシュ時に大きな荷物を持って都心の電車などに乗ることはなかなか大変です。
仕事などで搬入を行えない参加者がいることもあるでしょう。
そういう場合には、あらかじめ他の人に作品やレイアウトを送っておき、設営を委託することもあると思います。
レイアウト図はしっかり作っても良いですが、往々にして現実と乖離することがあるので、ある程度はお任せとした方が良いかなとも思います。
また、時間に余裕を持って対応しておくと良いのではないかと思います。
最後に何時にどこに集合するかを決めて、このタスクも終わりです。
"14. 設営・在廊・撤収"に続きます。
ここまで来るとPJもいよいよ佳境です。
展示物の準備にもやはり二つのカテゴリがあり、一つは個人ブースに関するもの、もう一つは共用物の準備があります。
個人ブースの準備は各自のペースがあるので、ほとんどはお任せになります。
展示する写真以外にも同時設置する名刺とポートフォリオや、販売を行う人はハガキやZINEなどを用意することが多いですね。
もちろん、ハガキなどはお土産として配るパターンもあります。
おおよそ展示の1週間程度前にはそれらの準備を終えていることが多いと思います。
展示が始まる直近の土日で作業を行うこともありますので、このあたりで最後の進捗確認を行い、まだの人にはハッパをかけます。
共用物の準備は主に展示係と広報宣材係が関係してきますので、その辺りも確認していきます。
展示係にはメッセージボックス関連の物品の調達があります。
メッセージカードやペン置き、簡単な箱などを調達します。ハンズなどで調達する感じになるかな。
メッセージボックスではなくノートでも良いですね。
個人のステートメントを掲載する場合は、フォーマットを合わせるためにも展示係に作業を行ってもらっています。
MS Wordなどで良いと思うので、フォーマットに合わせて参加者が作成した文章を編集し、プリントを行いスチレンボードに貼り付け、決まったサイズに切り出していきます。
そのステートメントを壁に貼り付けるためにひっつき虫なども調達してもらいます。
広報宣材係にはポスターの手配状況を確認します。
DMの作成後にポスター作成となることが多く、既に到着しているはずですが一応確認しておきます。
後はそれぞれ荷造りをして、搬入に備えます。
もし荷物が多くなったり遠方から持ち運ぶのが大変ということであれば、会場に確認し宅配便を使うことを考えます。
ただし、宅配便を使う場合は到着日時を会場から指定されることが多いので、あらかじめ確認すると共に、準備も少し早めて行うなど余裕を持って対応する必要があります。
スーツケース一つ程度に収まる場合は自力で電車などを使用して搬入することも可能ですが、それ以上の荷物になる場合は宅配便を使用した方が良いと思います。
朝のラッシュ時に大きな荷物を持って都心の電車などに乗ることはなかなか大変です。
仕事などで搬入を行えない参加者がいることもあるでしょう。
そういう場合には、あらかじめ他の人に作品やレイアウトを送っておき、設営を委託することもあると思います。
レイアウト図はしっかり作っても良いですが、往々にして現実と乖離することがあるので、ある程度はお任せとした方が良いかなとも思います。
また、時間に余裕を持って対応しておくと良いのではないかと思います。
最後に何時にどこに集合するかを決めて、このタスクも終わりです。
"14. 設営・在廊・撤収"に続きます。
写真展を開催した(11) [写真展]
12. アナウンスを行う
ここは"広報集客係"にコントロールをお願いします。
ここからは外から目に見える形での活動になります。秘密が秘密でなくなる時期といえるかもしれません。
アナウンスはおおよそ2タイプに分かれるかと思います。
つまり、オフラインでのDM配架依頼と、オンラインでのアナウンスです。
オフラインのDM配架は、会場への配架と他のギャラリー等への配架の2つに分かれます。
広報宣材係はDMを配る施設のリストを作成し、どの程度配るか、誰が配るかをリストにします。
1日で配れる場合もあるでしょうし、少し時間をかけて配ることになるかもしれません。
DMが届いてからのスケジュールも大まかには決めておきます。
そうして中間MTGで同意をとったり調整したりしてDMの配架活動に入ります。
担当が決まったら、最初に写真展を行う会場にDMの配架を行います。
会場によっては部数と期限が決まっている場合がありますので、まずはそれを確認して会場に配架をお願いします。
続いてその他のギャラリーに、展示開始のおおよそ2ヶ月前を目安として配架を行っていきます。
基本的にギャラリーは配架に前向きなところが多いので、モジモジしていないでいろいろなギャラリーを回って配架のお願いします。
会場の近くのギャラリーやカメラ関連の販売店に配架をお願いすることもありますが、離れた場所にお願いをすることもあります。
実績でいうと、都心の原宿で行っている展示であっても、西は小平市、東は押上、南は横浜などなど、本当にいろいろなところに配架をお願いしています。
一人で配るのではなくて参加者全員で配りますので、参加者の住所も行動範囲もバラバラなことが武器になります。
DMを置いて頂いたところの中には"DMをもらいました"と、Twitter等でアナウンスして下さるところもあったりで本当にありがたいことです。
カメラメーカーのサービスステーションにもDMコーナーがあったりしますので、凸して配架をお願いします。
新宿のリコーイメージングスクエアやオリンパスプラザには実際においてもらいましたし、多分ニコンサロンやキャノンギャラリーなども置いてくれるのではないでしょうか。
この辺りは実地で聞いてもらうしかないのですが、何もしないのはダメです。
DMが足りなくなった場合は参加者間で融通しますが、DMの送付にもコストがかかるため意識しておきます。
DMの融通は部数が少ない場合(50～100部位)はスマートレターで、150部以上の場合はレターパックライトでやりとりすることが多いですね。
DMの増刷はコスト的に最後の手段です。なるべく1回の印刷で済むように広報集客係がコントロールします。
個人にDMを渡す場合は1ヶ月から2週間ぐらい前が良いように感じています。
ただ、なかなか会えない人に渡すときはこれより前になることもあるかと思います。
DMを知り合いに渡す場合には注意点もあって、それはSNSバレが発生しやすいということです。
家族や親戚、大学の友人や会社の同僚などいろいろな人に配ることになると思います。
Webサイトを作っている場合やFacebookのイベントページを作成している場合、その情報がDMに載ることが多く、そしてそこには自分のSNSサイトへのリンクも含まれていると思います。
なので、配る範囲は慎重に考える必要があります。でも、配らなければ認知されないので、ある意味、覚悟を決めて配ります。
オンライン(SNS)でのアナウンスはいつから開始するのかを決め、広報集客係から第一報のアナウンスをしてもらいます。
その後は参加者各自が行います。
こちらもおおよそ開催日の1ヶ月程度前となると思います。
大事なのは継続的にアナウンスを行うようにすることだと思います。
ただ、アナウンスしっぱなしというのもダメなので、どの程度の間隔で、誰がなどを決めておくと良いと思います。
FacebookやTwitterなどではシェアやリツイートなども織り交ぜていきます。
もちろん、各自が持つblogやWebサイトなどを使うこともありますね。
また、会場側でもSNSでアナウンスをして頂けるのであればそちら経由でもお願いします。
その他、こくちーず(告知's)などのイベント宣伝サイトを使う方法もあると思います。
個展ではCAPAの全国写真展情報に掲載してもらう方法などもあります。
広報宣材係が広報用のWebサイトを作成している場合は、こういう時にリンクを張れば簡単にアナウンスができるのでとても重宝されます。
もっとも、こういうサイトを作る作業は大変なのですが･･･
広報活動は当日まで続くので同じような内容になりがちですが、制作物の途中経過などを小出しにしていくこともありますね。
当日までアナウンスを行いつつ、このタスクは進みます。
"13. 展示物の準備を行う"に続きます。
ここは"広報集客係"にコントロールをお願いします。
ここからは外から目に見える形での活動になります。秘密が秘密でなくなる時期といえるかもしれません。
アナウンスはおおよそ2タイプに分かれるかと思います。
つまり、オフラインでのDM配架依頼と、オンラインでのアナウンスです。
オフラインのDM配架は、会場への配架と他のギャラリー等への配架の2つに分かれます。
広報宣材係はDMを配る施設のリストを作成し、どの程度配るか、誰が配るかをリストにします。
1日で配れる場合もあるでしょうし、少し時間をかけて配ることになるかもしれません。
DMが届いてからのスケジュールも大まかには決めておきます。
そうして中間MTGで同意をとったり調整したりしてDMの配架活動に入ります。
担当が決まったら、最初に写真展を行う会場にDMの配架を行います。
会場によっては部数と期限が決まっている場合がありますので、まずはそれを確認して会場に配架をお願いします。
続いてその他のギャラリーに、展示開始のおおよそ2ヶ月前を目安として配架を行っていきます。
基本的にギャラリーは配架に前向きなところが多いので、モジモジしていないでいろいろなギャラリーを回って配架のお願いします。
会場の近くのギャラリーやカメラ関連の販売店に配架をお願いすることもありますが、離れた場所にお願いをすることもあります。
実績でいうと、都心の原宿で行っている展示であっても、西は小平市、東は押上、南は横浜などなど、本当にいろいろなところに配架をお願いしています。
一人で配るのではなくて参加者全員で配りますので、参加者の住所も行動範囲もバラバラなことが武器になります。
DMを置いて頂いたところの中には"DMをもらいました"と、Twitter等でアナウンスして下さるところもあったりで本当にありがたいことです。
カメラメーカーのサービスステーションにもDMコーナーがあったりしますので、凸して配架をお願いします。
新宿のリコーイメージングスクエアやオリンパスプラザには実際においてもらいましたし、多分ニコンサロンやキャノンギャラリーなども置いてくれるのではないでしょうか。
この辺りは実地で聞いてもらうしかないのですが、何もしないのはダメです。
DMが足りなくなった場合は参加者間で融通しますが、DMの送付にもコストがかかるため意識しておきます。
DMの融通は部数が少ない場合(50～100部位)はスマートレターで、150部以上の場合はレターパックライトでやりとりすることが多いですね。
DMの増刷はコスト的に最後の手段です。なるべく1回の印刷で済むように広報集客係がコントロールします。
個人にDMを渡す場合は1ヶ月から2週間ぐらい前が良いように感じています。
ただ、なかなか会えない人に渡すときはこれより前になることもあるかと思います。
DMを知り合いに渡す場合には注意点もあって、それはSNSバレが発生しやすいということです。
家族や親戚、大学の友人や会社の同僚などいろいろな人に配ることになると思います。
Webサイトを作っている場合やFacebookのイベントページを作成している場合、その情報がDMに載ることが多く、そしてそこには自分のSNSサイトへのリンクも含まれていると思います。
なので、配る範囲は慎重に考える必要があります。でも、配らなければ認知されないので、ある意味、覚悟を決めて配ります。
オンライン(SNS)でのアナウンスはいつから開始するのかを決め、広報集客係から第一報のアナウンスをしてもらいます。
その後は参加者各自が行います。
こちらもおおよそ開催日の1ヶ月程度前となると思います。
大事なのは継続的にアナウンスを行うようにすることだと思います。
ただ、アナウンスしっぱなしというのもダメなので、どの程度の間隔で、誰がなどを決めておくと良いと思います。
FacebookやTwitterなどではシェアやリツイートなども織り交ぜていきます。
もちろん、各自が持つblogやWebサイトなどを使うこともありますね。
また、会場側でもSNSでアナウンスをして頂けるのであればそちら経由でもお願いします。
その他、こくちーず(告知's)などのイベント宣伝サイトを使う方法もあると思います。
個展ではCAPAの全国写真展情報に掲載してもらう方法などもあります。
広報宣材係が広報用のWebサイトを作成している場合は、こういう時にリンクを張れば簡単にアナウンスができるのでとても重宝されます。
もっとも、こういうサイトを作る作業は大変なのですが･･･
広報活動は当日まで続くので同じような内容になりがちですが、制作物の途中経過などを小出しにしていくこともありますね。
当日までアナウンスを行いつつ、このタスクは進みます。
"13. 展示物の準備を行う"に続きます。
QRコード
