写真展を開催した(14)

15. 後処理を行う
展示は終了しましたがいくつかの後処理を行います。
　
まずは、ありがとうございましたの連絡があります。
Webサイトや各種SNSで会期が無事に終わったことを伝えます。
個別にアドレスを知っている方にはサンクスメールを送っても良いでしょう。
Webサイトを作成している場合は、このタイミングで閉じても良いでしょう。
もし維持のためにいくらか必要な場合はあらかじめ期間を決めて維持費を充て、その期間で必ず閉じるようにします。　


続いて精算に入ります。
ここは"会計係"に動いてもらいます。
集めた会費を使用するときや立替払いを行ったときは、必ずレシートや領収書などを発行してもらいます。
たとえば、会場の代金を支払ったとき、MTGを行うときの場所代、共用物を購入したときなどです。
その都度、会計係を中心に全体で共有を行い使用した適用と金額を集計しておきます。
また、個人が立替を行っている状況で、途中でその立替分を相殺する場合もその旨を残しておきます。　

個人が使用する目的で物品を購入したときは共用費からは支出を行いません。
例えば設営の際に使用するハンマーやコンベックス、釘、レーザー墨出し器などについてもその後は個人所有物となることから教養費からの支出は行いません。
ひっつき虫などもメンバーがそれぞれ使用する分については個人持ちを基本とします。　

常に領収書が上がってくるようにして、途中においても幾ら使用したかは見られるようにしておきます。
展示が終わったら領収書を締め切り、総額と一人当たりの使用額を算出します。
このとき、会場代に参加者間で差をつけているときにはそれを考慮した一人上がりの使用額を算出します。

会計係が算出した残金と払戻金の確認を参加者全員で行います。
その後、払戻金を参加者に振り込みますが、このとき手数料は参加者負担とします。
ただし、ネットバンクであれば何回か振込手数料の無料枠があるはずですので、それを活用しましょう。


最後に"記録係"から各種写真や動画を共有してもらいます。
基本的に記録係には、MTGや設営や在廊風景などを撮りまくってもらっています。　
その写真等を共有してもらいます。
もちろん、各自が撮っている写真もあるでしょうからそれを共有しても良いですね。


これらが終われば本当に終わりです。
ありがとうございましたで、PJは完全に終了となります。



終わりに
長い文章が続き、大変なようにも思えます。
でも、2回の展示会はそれぞれ参加者の方の高いモチベーションに支えられて、実際にはそんなに苦労していません。
一人では出来ないことですが、仲間がいると出来ることもあります。
自分の役割は"全体進行係"ですが、良い仲間に支えられて上手くいっていますね。

おわり。