写真展を開催した(2)

2. キックオフMTGを行う

初めにキックオフMTGをオフラインで開催します。
これはオンラインでは見えないPJ参加者の顔合わせと、最低限の方向性を決めるためです。

開催日時については調整さんを使用して参加可能な日時を確定させていきます。
土日祝日で開催することがほとんどだと思いますので、一ヶ月後ぐらいまでは調整さんのリストに載せておきます。
つまり自分が"このあたりでMTGを開催をしないといけないな"と思った一ヶ月前には調整に入るようにしています。

MTGには必ずしも全員が参加できるわけではないのですが、なるべく多くの人が参加できる日時を把握します。
場合によっては参加者に調整をしてもらうこともあります。
遠方の方は何か用事を追加して参加する事が多いですね。

会場については都心で会議室を借ります。
Spaceeなど、小さな会議室の時間貸し仲介サービスがあるので、それを活用します。
プロジェクタは必須で、Wi-Fiがあると良いですね。予算感としては時間当たり約1,500円という感じでしょうか。
時間としては2～3時間ほどを毎回当てています。
遠方の方の負担を考えると、東京駅や新宿駅など、なるべく大きな駅の近くでといつも考えています。
ただ、そういう所は値段も高くなるので、結局は予算とのバランスになることが多いですね。


肝心の打ち合わせに際しては、あらかじめ資料を作成しておきます。
自分はパワーポイントを仕事でもよく使うので、それで作成しています。

内容としては、次の項目を確実に決定出来るようにします。
逆をいえば、パワーポイント資料はたたき台として、内容をあらかじめ作成しておくということになります。
　・マスタースケジュール・・・おおよそのスケジュールとマイルストーンを決めます。
　・連絡方法・・・今後の連絡方法を確保します。
　・役割分担・・・作業分担を決めておきます。
　・参加費・・・参加費の収集方法と使用手続きを決めておきます。
　・中止の判断基準・・・人数、会場確保困難、コスト超過等の場合を想定します。離脱の際の参加費返還についても記述します。
　・その他、展示の目的等も記しておきます。

次の項目については頭出しを行えるようにします。決定はしません。
　・テーマ
　・開催時期
　・開催場所

あらかじめ作成したパワーポイント資料は、配布手段があるのであれば事前にメンバーに配布して見てもらった方が良いと思います。
参加できない方から意見や疑問点などをもらうことも出来ますし、役割分担については全員の意見が欲しいところです。

MTGの進め方については、それぞれのやり方でよいでしょう。
分からないことなどもたくさんあるかと思うので、展示を行った方がいる場合はいろいろと質問するのも良いと思います。
この段階ではPJが開始されたことと一体感を作ることが大事かと考えています。
　

パワーポイント資料を使用してキックオフMTGを行ったら、決定事項や宿題事項は議事録に残しておきます。
議事録の作成はあらかじめ参加者の誰かに頼んでおいても良いでしょうし、打ち合わせの前にお願いする方法でも良いと思います。
仕事ではやりたがりませんが、こういう所に足を運んでくれる人はモチベーションが高い人ばかりなので前向きにやってもらえます。

議事録の共有はMTG内で連絡方法を決定しているので、それを活用します。
私たちの場合はSlackを使用しています。
Windows・Mac・Android・iOSなどでアプリケーションが用意されていますし、ブラウザでもアクセス可能です。
メールなどに比べて未確認の状態を防げることや、即時性が高いこと、様々な外部アプリと連携できることも理由としてあげられます。
以後の連絡は決定した連絡方法を使い、SNSなどでは意図した内容を除き公開しないようにします。


キックオフMTGの開催後は懇親会として近場などで飲み会ですね。
写真やカメラの話など、共通の話題はあるので盛り上がります。
MTGの一番最初には自己紹介も行いますが、それ以上に突っ込んだ話も出来ます。



"3. テーマ・タイトル等を決める"に続きます。

写真展を開催した(1)

はじめに
2019年は2回のグループ展を企画・開催しました。
リーダーとしてグループ展(以下、PJ)を進めていく上で、ToDoやタスクをメモとして残しておきます。

1. メンバーを募る
普段活動しているSNSで写真展を開催したい旨を告知し参加者を募りました。
いきなり話を切り出すのではなく、少し根回しをして数名の同意者を確保しておきます。
一回写真展を開催すると下地が出来るので、2回目以降は同意者の確保も行いやすくなります。

募集を行うと様々な人が手を上げました。
　・自分のような素人
　・個展も行っている強者
　・プロとして活動しているカメラマン

居住地も東京23区近郊から神奈川や群馬、山梨、千葉など広く散らばっていました。
しかし、インターネットが発達した今日では居住地はクリティカルな影響はありません。
むしろ集客などの面でメリットがあります。

募集をかけるときには期限を切っておきます。1週間だと短すぎるので2～3週間ぐらいでしょうか。
また、手を上げてくれた人にはDMなどで受け付けた旨を挨拶と共に送ります。
誰が手を上げたのかしっかりと管理しておき、締め切りまで定期的に案内を行いこのフェーズは終わりです。


参加者の数ですが、大人数と少人数のどちらが良いか、という話はどちらが良いともいえません。
大人数になればコンセンサスを得ることが難しくなりますし、少人数であれば共用費の案分で不利となり、一人当たりのコストが上昇する傾向にあります。
経験的には確実にPJを進めることを優先し、初めての写真展には6名前後が良いように思います。

2回のPJでは、1回目は10名集まり2回目は9名集まりました。
ただし、PJを進めていく上で離脱者が出ることもあります。
1回目は3名が離脱し写真展は7名で行うことになりました。2回目の離脱者は"0"と、全員で完走しました。
各自の事情や展示に対するポリシーなどもあるので、離脱者が出ることは仕方の無いことと考えるようにしています。
それでも離脱者が出ると凹みます。
離脱者の残した参加費については原則として返金していますが、離脱のタイミングではそのままということもあるでしょう。
参加費については次の"キックオフMTG"で伝え、全員の同意を確保しておきます。



"2. キックオフMTGを行う"に続きます。